Новая схема коммуникаций для операционного департамента Faberlic
Задача
Наладить коммуникации в операционном департаменте, чтобы сотрудники сами принимали решения, не боялись ответственности и умели работать в горизонтальной структуре

Решение
Авторский очно-дистанционный курс проектных коммуникаций с игрой-тренингом «Золотой костыль»
В операционном департаменте Faberlic структура управления сменилась с иерархичной на горизонтальную. Сотрудники теперь не в подчинении друг у друга, а на одном уровне. Вместо личных kpi ввели командные, чтобы люди фокус с личных целей на цели департамента. Сотрудникам было тяжело наладить коммуникации и эффективно работать в новой системе.

Операционный департамент — это шесть человек, которые следят за цепочкой производства и поставок. Производство, контроль качества, закупки, выгрузка товаров на сайт, логистика, процессы и руководитель — операционный директор.

Задача заказчика — научить людей работать вместе, думать об общей цели, а не о личных показателях, решать вопросы самостоятельно, а не через руководителя, и нести ответственность за решения.


Какая была задача
Первый шаг — провести диагностику и уточнить проблему. Для этого организовали тренинговый день и использовали проблематизирующую игру «Золотой костыль». Её задача — показать участникам пробелы в коммуникациях и действия, которые уводят команду от результата.

По результатам игры сотрудники операционного департамента выполнили 2 задания из 5. Они сфокусировались на процессах, а не на целях — и почти всё игровое время планировали, но так ничего и не сделали. После тренинга мы нарисовали схему коммуникаций, обсудили узкие горлышки, проанализировали ход игры и причины плохого результата.

Это типичная ситуация: долго планировать, бояться сделать первый шаг и упустить главную цель. Игра заостряет на этом внимание.
Как решили задачу
Игра-тренинг «Золотой костыль»
Это интерактивный тренинг проектных команд. Обучает управлять изменениями и конфликтами, распределять ресурсы и задачи. Помогает развиваться на практике в сеттинге строительства Трансконтинентальной железной дороги в США.

Игра отражает суть запуска нового проекта: распределение ролей, ограниченное время, хаос на старте, первые ошибки, работа над ними, следующая итерация, учёт рисков и постепенно понимание важности коммуникаций.

Разработано совместно с SAP.
Вторым шагом перенесли результаты на работу: узнали, как в компании строятся коммуникации, прорисовали бизнес-процессы. Оказалось, все понимают их по-разному. Синхронизировались сразу на тренинге и договорились, как не повторить ошибки в будущем: чаще общаться, ходить друг к другу, планировать не самому, а обратившись к коллеге.

Благодаря тому, что участников было мало, фасилитаторы и тренеры поработали с каждым лично и фактически провели коуч-сессии: что делать, чтобы ты лучше работал, чтобы был продуктивнее.

В ходе игры мы поняли, что проблема не в несамостоятельности. Люди не понимают, какие у них зоны ответственности, что они могут делать, а что нет, не понимают работу друг друга и боятся ошибок. Большую часть времени они перепроверяют входящую информацию от предыдущего звена цепочки, а не заботятся о собственном продукте. Одной из целей после игры было сосредоточиться на том, чтобы сначала сделать всё без ошибок у себя.

Эти выводы легли в основу онлайн-обучения и рекомендаций заказчику. Он получил отчет с портретом каждого участника, его сильными и слабыми сторонами, сценариями использования этого в управлении департаментом.


Аналитический отчёт
Оставьте свою эл. почту, и через 5 минут мы пришлём пример аналитического отчёта по итогам курса. Он наглядно показывает, что изменится в компании, если наладить коммуникации.
Дистанционное обучение
Онлайн-сопровождение состояло из четырех блоков: работа над ошибками, коммуникации друг с другом, умение доносить и презентовать свои идеи, работа над собой.

Вот пример материала.

Мы придерживались принципа on-the-job и давали задания к реальным проектам. Например, построить матрицу стейкхолдеров. Внутренние стейкхолдеры Faberlic — это коллеги, поэтому им приходилось больше общаться. По каждому ответу участники получили обратную связь.
После дистанционного обучения сотрудники операционного департамента снова сыграли в «Золотой костыль». Появился прогресс, они продвинулись в коммуникациях и сфокусировались на достижении цели, а не планировании. В итоге они выполнили все пять заданий.
Что в итоге
Для участников. Участники построили новую систему коммуникаций. В обратной связи по курсу они говорят, что стали чаще ходить друг к другу, хотя пока это даётся тяжело.

Уже во время обучения был случай, когда что-то сломалось на производстве, и два человека просто сели и вместе договорились, что сделать, чтобы это устранить — вместо формальных переписок. Они сами удивились тому, как быстро всё получилось. Люди потратили чуть больше своего времени, чем обычно, чтобы общая проблема решилась быстрее — что и требовалось по задаче.

Сотрудник, отвечающий за процессы в департаменте, повысил свою ценность. К нему стали относиться как к эксперту, к которому можно обращаться за оптимизацией процессов. До курса никто не понимал, что он делает и чем может помочь.

Участники стали лучше отзываться об ошибках. Раньше их тревожило, непонятное, неизвестное, они боялись ошибиться или плохо понять задачу. Теперь ошибка — не фатальность, а опыт, который можно использовать.

Для руководителя. Через месяц после курса заказчик использует индивидуальные отчёты по участникам, чтобы обсудить зоны роста.

Для него было сюрпризом, что сотрудники не понимают бизнес-процессы и цепочку того, кто за что отвечает. К нам прислушались, и теперь когда возникает непонимание, руководитель достаёт схему, которую уже зафиксировали, и объясняет по ней. Также он использует выводы из отчёта и отсылается к игре в реальных рабочих ситуациях — это быстрый инструмент убеждения с отсылками к реальному эмоциональному опыту.

Изменился формат коммуникаций руководителя с сотрудниками. Раньше решение проблем было похоже на тушение пожаров, сейчас это обсуждение и совместный поиск выхода.

Команда проекта
Худрук
Таня Терентьева
Геймдизайнер
Катя Гурцак
Head of Product и разработчик программы коммуникаций
Product Owner игры-тренинга
«Золотой Костыль»
Фасилитатор
Наташа Гудкова
Вытаскивает на поверхность самую суть проблемы и модерирует тренинги
Методист
Инна Зубахина
Соавтор программы, аналитик и продюсер дистанционного обучения
Оставьте заявку на курс проектных коммуникаций, чтобы снизить издержки и начать зарабатывать больше
Или узнайте больше на сайте.
Made on
Tilda